Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement: Muster im Online-Editor

Was macht eine Kauffrau für Büromanagement?

Das Berufsbild „Kauffrau für Büromanagement“ (früher „Kauffrau für Bürokommunikation“ oder „Bürokauffrau“) gehört zu den kaufmännischen Berufen. In diesem Beruf bist du der organisatorische Mittelpunkt des Unternehmens oder der Abteilung. Du agierst als Schnittstelle zwischen Mitarbeitern, Kunden und externen Geschäftspartnern und stellst die Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicher. Zudem bist du für den reibungslosen Ablauf der Büroprozesse verantwortlich.

„Kaufmann für Büromanagement“ ist die männliche Bezeichnung für diesen Beruf. Für eine bessere Lesbarkeit wird in unserem Beitrag die Bezeichnung „Kauffrau für Büromanagement“ verwendet.

Je nach Unternehmen und Position variieren die Aufgabengebiete und Verantwortlichkeiten. Die Tätigkeiten sind daher nicht eindeutig definiert. Neben der Organisation von bürowirtschaftlichen und projektbezogenen Prozessen sowie Korrespondenzaufgaben kannst du eingesetzt werden in:

• innerbetriebliche Assistenz und Sekretariat / Unterstützung der Geschäftsführung
• Personalverwaltung
• Marketing
• Vertrieb
• Einkauf
• Vertragswesen und Recht
• Projektmanagement
• Buchhaltung, Controlling und Rechnungswesen

Dein Tätigkeitsbereich ist nicht auf bestimmte Branchen oder Wirtschaftszweige beschränkt. Du arbeitest in Behörden, Nonprofit-Organisationen oder Firmen der freien Wirtschaft.

Aufgaben

Das Berufsbild ist sehr vielseitig. Die Aufgaben können wir aber grob in diese Bereiche unterteilen:

• Kommunikation

  Als Kauffrau für Büromanagement übernimmst du die interne und externe Korrespondenz und verfasst Dokumente, wie E-Mails und Geschäftsbriefe. Zudem bist du im Telefonservice tätig. Du führst die mündliche und schriftliche Kommunikation im Unternehmen und leitest Anfragen an die zuständigen Personen weiter.

• Kundenkontakt

  Dein Aufgabenbereich umfasst die Kundenbetreuung. Oft ist die Kauffrau für Büromanagement der (erste) Ansprechpartner für Kunden und Lieferanten.

• Organisation, Verwaltung und Koordination

  Eine Kauffrau für Büromanagement organisiert Geschäftsreisen, koordiniert Termine und plant Veranstaltungen, darunter Messen, Sitzungen und Tagungen. Du verwaltest den Geschäftskalender mit Dienst- und Urlaubsplänen. Auch für die Buchungen von Schulungen bist du verantwortlich.

• Dokumentenverwaltung

  Deine Aufgaben umfassen auch das Dokumentenmanagement. Du verwaltest und bearbeitest Personalakten, Geschäftsdokumente, erstellst Rechnungen und Mahnungen. Unter Umständen übernimmst du auch die gesamte Buchführung. Dabei bist du geübt im Umgang mit Textverarbeitungsprogrammen.

• Verwaltung der Büromittel

  Du verwaltest Büromaterialien und Verbrauchsgüter. Benötigt ein Mitarbeiter Schreibmaterialien oder Druckerpapier, bist du der richtige Ansprechpartner. Zudem verantwortest du die Beschaffung und übernimmst Aufgaben im Einkauf.

Ausbildung Kauffrau für Büromanagement

Der Beruf „Kauffrau für Büromanagement“ wird in einer dreijährigen dualen Berufsausbildung erlernt. Die Berufsausbildung findet im Ausbildungsunternehmen und in der Berufsschule statt. Im Unternehmen kommst du mit allen kaufmännischen Tätigkeiten in Kontakt, die bei der täglichen Büroarbeit anfallen. In der Berufsschule werden theoretische Kenntnisse vermittelt.

Der Beruf ist äußerst vielfältig. Abhängig vom Ausbildungsunternehmen ist es möglich, sich in verschiedene Richtungen zu entwickeln oder Schwerpunkte zu setzen. Möglich ist zum Beispiel eine Entwicklung zur Assistentin der Geschäftsleitung, ein Einsatz im Bereich Finanzbuchhaltung und Controlling oder in der Personalwirtschaft. Nach erfolgreicher Ausbildung sind über Fortbildungen weitere Karrieremöglichkeiten denkbar, zum Beispiel als Bilanzbuchhalterin.

Für die Ausbildung wird ein Hauptschulabschluss oder gleichwertiger Abschluss erwartet. Die Berufsausbildung wird in Theorie und Praxis mit einer Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer beendet. Bei hervorragenden Leistungen kann die Ausbildung verkürzt werden.

Notwendige Fähigkeiten (Soft-Skills)

Für den Beruf solltest du diese Kenntnisse und Fähigkeiten mitbringen:

• Interesse an kaufmännisch-verwaltenden Tätigkeiten

  Neben dem grundsätzlichen Interesse an den Aufgaben ist eine hohe Affinität für Büroarbeiten notwendig. Die Fähigkeit für sorgfältiges und strukturiertes Arbeiten solltest du mitbringen.

• Kommunikationsstärke

  Die Kauffrau für Büromanagement kommuniziert mit Kollegen, Kunden und externen Partnern. Ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit ist daher wichtig. Du kommunizierst gerne mit anderen Personen. Sichere Kenntnisse in Deutsch (mündlich und schriftlich) sind ebenfalls Voraussetzung. Weitere Fremdsprachenkenntnisse, zum Beispiel in Englisch, sind vorteilhaft.

• Computerkenntnisse

  Für die Arbeit im Dokumenten-Management und die Sicherstellung der Kommunikation sind Kenntnisse in gängigen Textverarbeitungsprogrammen, wie Microsoft Word und Excel, wichtig. Der Umgang mit speziellen Softwareprodukten wird im Unternehmen erlernt. Eine hohe Lernfähigkeit sollte zu deinen Eigenschaften gehören.

• Planungs- und Organisationsfähigkeit

  Als Kauffrau für Büromanagement planst du Geschäftstermine und koordinierst Aufgaben. Dafür wird Organisationsfähigkeit und vorausschauendes Planen benötigt. Zudem werden Aufgaben häufig parallel abgebarbeitet. Das erfordert ein Maß an Multitasking-Fähigkeit und Stressresistenz.

• Teamfähigkeit

  Der Beruf setzt Teamfähigkeit voraus, da die Zusammenarbeit mit anderen Personen ein zentraler Aspekt deiner täglichen Arbeit ist. Zudem sichert Teamfähigkeit effiziente Arbeitsabläufe und fördert ein positives Arbeitsumfeld. Auch die nötige Selbständigkeit sollte mitgebracht werden.

Natürlich werden neben diesen Fähigkeiten noch viele weitere Skills benötigt, die abhängig vom Unternehmen sind. Analysieren Sie daher das Ausbildungsangebot oder die Stellenanzeige, um die spezifischen Anforderungen herauszufinden und sich darauf in der Bewerbung zu beziehen.

Bewerbung Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

In der Regel wird vom Arbeitgeber eine vollständige und aussagekräftige Bewerbung erwartet. Eine vollständige Bewerbung besteht aus diesen Bewerbungsunterlagen:

• Deckblatt
• Bewerbungsschreiben
• Tabellarischer Lebenslauf
• Dritte Seite (wahlweise)
• Anlagen

Pflichtunterlagen sind Bewerbungsanschreiben und Lebenslauf. Die angeforderten Bewerbungsunterlagen können je nach Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Den genauen Umfang erfährst du aus der Stellenanzeige bzw. dem Ausbildungsangebot. Dort steht auch, ob deine Bewerbung in Papierform oder als Online-Bewerbung erwartet wird.

Wenn du dich für eine Ausbildung bewirbst, empfehlen wir dir, in der Bewerbung deutlich darzulegen, warum du dich für das Berufsbild Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement entschieden hast. Wo hast du dich über den Beruf informiert? Was hast du bei deinen Recherchen herausgefunden? Hast du eventuell bereits in einem Schulpraktikum Erfahrungen gesammelt?

Wichtige persönliche Eigenschaften, die du mitbringen solltest, haben wir in diesem Beitrag bereits aufgeführt. Argumentiere im Bewerbungsschreiben, dass du über die Soft-Skills verfügst und begründe das anhand von Beispielen.

Sehr wichtig ist, dass du keine Standardbewerbung schreibst. Jede Bewerbung wird individuell auf das Unternehmen und die Stelle zugeschnitten. Informiere dich daher zum Unternehmen. Gehe auf deren Projekte, Kunden und Arbeitsbereiche ein und zeige, dass du dich mit dem Tätigkeitsfeld auseinandergesetzt hast. Der Arbeitsaufwand zahlt sich durch wesentlich, bessere Erfolgsaussichten aus.