CV-Parsing: Tipps für deine Bewerbung

Du schickst dem Unternehmen auf dem Postweg deine Bewerbungsmappe. Die Bewerbung wird durch den Personalverantwortlichen gesichtet, einsortiert und bei Bedarf firmenintern verteilt. So zumindest gestaltete sich lange Zeit der Ablauf im Unternehmen nach Bewerbungseingang - umständlich, zeit- und kostenintensiv. Die zunehmende Digitalisierung löst diesen Prozess ab. Aber was ist für dich, als Bewerber, nun zu beachten?

CV-Parsing: Tipps für deine Bewerbung
Autor: Dipl.-Wirt.-Inf.
Beitrag aktualisiert: 01.03.2021
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Eine Lösung für (e-)Recruiting

Ein Baustein für die Automatisierung von Recruitment-Abläufen ist CV-Parsing. Was ist CV-Parsing? „CV-Parsing“ besteht aus den zwei Begriffen „CV“ und „Parsing“. CV ist die Abkürzung für „Curriculum Vitae“ und bedeutet Lebenslauf. Parsing ist die Begriffsbestimmung durch Syntaxanalyse.

Zusammengefasst heißt das: Mit verschiedenen Softwaretechniken werden Informationen aus dem Lebenslauf extrahiert und aufbereitet. Anschließend werden die Informationen an Folgesysteme, wie zum Beispiel ein Bewerbermanagementsystem, weitergegeben. „Résumé parsing“ ist ein Synonym für CV-Parsing.

Bewerbermanagement-System
Besonders größere Unternehmen verfügen zur Verwaltung von Bewerbungen und Bewerberprofilen über ein Bewerbermanagementsystem. Der Personalverantwortliche kann in diesem Kandidatenpool nach passenden Bewerbern für eine Stelle suchen bzw. die Erstauswahl durchführen.

Es gibt viele Anbieter für CV-Parsing-Software. Abhängig vom Anbieter werden im Lebenslauf die unterschiedlichsten Textbausteine mit ihrer Bedeutung erfasst. Darunter fallen Bewerberdaten, wie Name, Adresse und Kontakt, aber auch Ausbildung, Werdegang und Qualifikationen. Einige Softwareprodukte gehen sogar weiter, und extrahieren aus dem Lebenslauf bestimmte Medien, wie das Bewerbungsfoto. Die interne Funktionsweise unterscheidet sich dabei, von reiner Zeichenketten-Extraktion, über Abschnitterkennung bis hin zur semantischen Klassifikation von Texten.

CV-Parsing und die klassische Papierbewerbung

CV-Parsing funktioniert mit unterschiedlichsten Formaten. Gebräuchlich sind digitale Formate wie PDF, Microsoft Word und Bilddateien. Idealerweise liegt der Lebenslauf also elektronisch vor. CV-Parser sind aber nicht nur auf die Online-Bewerbung beschränkt. Auch bei der Papierbewerbung kann CV-Parsing zum Einsatz kommen, indem der Recruiter die Bewerbung vorab einscannt und damit in ein digitales Format umwandelt. Bei CV-Parsern mit integrierter OCR Funktion entfällt sogar dieser Schritt.

Beispielszenarien zum Einsatz von CV-Parsern

Beispielszenario 1

Du sendest dem Unternehmen deine Bewerbung auf dem Postweg zu. Die Bewerbung wird von einem Sachbearbeiter eingescannt und die enthaltenen Informationen über die CV-Parsing-Software automatisch in das Bewerbermanagement-System übertragen. Der Personalverantwortliche sichtet deine Bewerberdaten im Talent-Pool.

Beispielszenario 2

Du bewirbst dich über das Onlinebewerbungsformular des Unternehmens. Dazu lädst du deinen Lebenslauf über ein Eingabefeld als Dokument hoch. Anhand der Daten werden alle Felder im Bewerbungsformular automatisch ausgefüllt. Du sichtest die Informationen, ergänzt diese und bewirbst dich mit einem Klick auf die Stelle.

Beispielszenario 3

Du sendest deine Bewerbung als E-Mail an das Unternehmen. Die E-Mailbewerbung wird von der CV-Parsing-Software entgegengenommen, im Bewerbermanagement-System gespeichert und steht dem Personalverantwortlichen nun zur Verfügung.

Bewerbung schreiben im Online-Editor

Design optimiert für CV-Parsing

Standard

Design nach DIN 5008

Der Absender ist im Bewerbungsanschreiben als Einzeiler darstellbar.

zum Online-Editor
Bewerbung nach DIN 5008
Bewerbungsdesign Multi-Color
Bewerbungsdesign Beyond
Bewerbungsdesign Blue Impression
Bewerbungsdesign You're right
Bewerbungsdesign Center-Star

Vorteile für Bewerber und Unternehmen

Du siehst, der Einsatz von CV-Parsing eröffnet viele Möglichkeiten, den Bewerbungsprozess sowohl für Bewerber als auch für Recruiter angenehmer und effizienter zu gestalten.

Entlastung von Ressourcen

Besonders Unternehmen mit hohem Bewerbungseingang bringt die Digitalisierung eine spürbare Entlastung. Schließlich muss nicht jeder Lebenslauf vorab durch einen Mitarbeiter gesichtet und eingeordnet werden. Die Informationen müssen auch nicht manuell in das Bewerbermanagementsystem eingegeben werden. Vielmehr kann die Bewerber-Vorauswahl direkt im Talent-Pool geschehen. Der „wirkliche Lebenslauf“ wird erst im letzten Schritt gesichtet.

Schnellere Prozesse

Das Entfallen der manuellen Arbeitsschritte beschleunigt das gesamte Bewerbermanagement. Die Vereinheitlichung der Daten im Talent-Pool vermeidet Dokumentenchaos.

Verbesserung der Candidate Experience

Für viele Bewerber ist der Bewerbungsprozess aufwändig, kompliziert und zeitraubend. Das kann dazu führen, dass der Kandidat den Bewerbungsprozess vorzeitig abbricht. Ein potentieller Mitarbeiter geht dem Unternehmen verloren. Die Verschlankung des Bewerbungsprozesses ist mit einer besseren Candidate Experience verbunden.

Vereinfachte Dateneingabe

Durch die Nutzung eines CV-Parsers im Onlinebewerbungsformular kann die Eingabe von redundanten Informationen vermieden werden. Der Bewerber braucht nur seinen digitalen Lebenslauf hochzuladen, entsprechende Felder im Bewerbungsformular werden vorausgefüllt. Das verkürzt und vereinfacht den Bewerbungsprozess erheblich.

Woher weiß ich, dass meine Bewerbung mit CV-Parsing ausgewertet wird?

Leider können wir dir diese Frage nicht sicher beantworten.

Zu beachten ist, dass für die Anschaffung und den Betrieb einer CV-Parsing-Software teils erhebliche Kosten im Unternehmen anfallen können. Zudem entfaltet CV-Parsing das Gesamtpotential nur mit angebundenen Bewerbermanagement-System, wodurch weitere Kosten entstehen.

Für kleinere Unternehmen können die verbundenen Aufwände also eine Hürde sein. Bei Bewerbungen in Unternehmen, die eine Vielzahl von Bewerbungen erhalten oder sogar Bewerbungsformulare anbieten, solltest du aber mit CV-Parsing rechnen.

Tipps für Bewerber

Am Markt tummeln sich viele Anbieter für CV-Parsing-Software. Demzufolge unterscheiden sich auch die implementierten Algorithmen, der Funktionsumfang und die Qualität. Damit deine Bewerbung nicht direkt von einer Software aussortiert wird, empfehlen wir dir, deine Bewerbung möglichst optimal auf CV-Parsing vorzubereiten.

  • Rechtschreibung: Korrekte Rechtschreibung ist für jede Bewerbung eine Selbstverständlichkeit. Was der Mensch dennoch richtig interpretiert, wird im CV-Parsing schnell zum Problem. Arbeitet CV-Parsing auf Stichwortbasis könnten bestimmten Abschnitte eventuell nicht zugeordnet werden. Und wenn der Abschnitt „Sprachkenntnisse“ nicht gefunden und ausgewertet wird, verfügst du im Bewerbermanagement-System (zunächst) nicht über Sprachkenntnisse.
  • Aussagekräftige Bezeichnungen: Abkürzungen sind generell zu vermeiden. Schreibe Berufsbezeichnungen vollständig aus, um später als passender Kandidat gefunden zu werden. Auch Überschriften müssen aussagekräftig und eindeutig gewählt sein. Gut zu wissen: Kategorien im Lebenslauf
  • Schlagwörter: Analysiere die Stellenanzeige und integriere wichtige Schlagwörter in deinen Lebenslauf. Überlege dir, wonach der Personalverantwortliche im Bewerbermanagementsystem suchen könnte.
  • Einfaches Design: Es gibt im Internet viele ausgefallene Designs, die aber aufgrund der Struktur von CV-Parsing nicht korrekt ausgelesen werden können. Halte das Bewerbungsdesign daher möglichst einfach und vermeide Design-Bewerbungen mit grafischen Spielereien. Generell sollte die Bewerbung mit einem Textverarbeitungsprogramm geschrieben sein. Bewerbungen, die mit einem Bildbearbeitungsprogramm erstellt wurden, werden unter Umständen nicht richtig interpretiert.
  • Sonderzeichen: Spezielle Zeichen, wie Häkchen, Sternchen, Kontaktsymbole und Balkendiagramme sind zwar visuell ansprechend, der CV-Parser kann damit oft nichts anfangen. Besser ist eine sprechende Darstellung.
  • Struktur und Übersichtlichkeit: Achte beim Aufbau deines Lebenslaufs auf eine klare und gewohnte Struktur. So sind die Adress- und Kontaktdaten im Lebenslauf meist an erster Stelle aufgeführt und werden vom CV-Parser auch dort erwartet.
  • Sprechende Namen: Verwende für deine Kenntnisse sprechende Bewertungen, wie zum Beispiel „Gute Kenntnisse in Wort und Schrift“ bei Fremdsprachkenntnissen. Die Angabe des Sprachniveaus gemäß dem Europäischen Referenzrahmen in A1 bis C2 hat in der Praxis häufig dazu geführt, dass die Bewertungen durch die Parsing-Software als Führerscheinklassen interpretiert wurden.
  • PDF als Dateiformat: Stelle dem Unternehmen deine Bewerbung im PDF-Format bereit. Dieser Dateityp sollte von den meisten CV-Parsern unterstützt werden.
  • Keine Blöcke: Führe die Stationen in deinem beruflichen Werdegang separat auf und gruppiere sie nicht nach Arbeitgeber oder Tätigkeit.

CV-Parsing: schöne neue Zukunft?

CV-Parsing ist die maschinelle Verarbeitung von Lebensläufen und bildet den konsequenten Schritt in Richtung automatisiertes Bewerbermanagement. Es verschlankt den Bewerbungsprozess und bietet dem Bewerber eine bessere Candidate Experience. Weiterhin ermöglicht es interessante neue Formen des e-Recruiting, wie die One-Click-Bewerbung.

Umso wichtiger ist es, die Bewerbung übersichtlich, aussagekräftig und stellenbezogen zu erstellen, um nicht direkt „maschinell aussortiert“ zu werden.

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