Das englische Arbeitszeugnis

Sie möchten sich im Ausland bewerben? Dann hilft Ihnen das deutsche, qualifizierte Arbeitszeugnis nicht weiter. Natürlich können Sie Ihr Arbeitszeugnis ins Englische übersetzen lassen. Mit dem Letter of Recommendation und dem Letter of Reference gibt es aber weitaus geeignetere Unterlagen!

Das englische Arbeitszeugnis

Referenzen sind im Bewerbungsprozess sehr wichtig. In Deutschland wird diese Rolle in der Regel von Arbeitszeugnissen übernommen. Arbeitszeugnisse geben dem Arbeitgeber Auskunft darüber, wer, wann und in welchem Unternehmen gearbeitet hat. Darüber hinaus enthält es eine Beschreibung der Tätigkeiten, die der Mitarbeiter im Unternehmen wahrgenommen hat. Im Falle des qualifizierten Arbeitszeugnisses werden zudem die Leistungen und sozialen Kompetenzen des Mitarbeiters bewertet.

Aber wie werden Arbeitszeugnisse eigentlich im Ausland gehandhabt? Auf was müssen ausländische Arbeitskräfte achten, die in einer deutschen Firma arbeiten oder hier ein Praktikum absolvieren? Und wie verhält es sich mit deutschen Arbeitnehmern, die eine Anstellung im Ausland anstreben?

Arbeitszeugnis in Englisch übersetzen lassen

Wenn Sie sich im Ausland bewerben, werden Referenzen in der jeweiligen Landessprache oder zumindest in Englisch benötigt. Deutsche Arbeitszeugnisse helfen im Ausland nicht weiter.

Im Falle des qualifizierten Arbeitszeugnisses können Sie sich also zusätzlich zum deutschen Arbeitszeugnis ein Zeugnis in Englisch ausstellen lassen. Leider besteht kein gesetzliches Anrecht darauf, dass der Arbeitgeber Ihnen das Arbeitszeugnis in einer anderen Sprache, als der Landessprache, schreibt.

Gern können Sie Ihren Vorgesetzten natürlich danach fragen. Ein deutsches Arbeitszeugnis lässt sich allerdings nicht wortwörtlich übersetzen. Um ein Beispiel zu nennen: Flexibilität ist im deutschen Arbeitszeugnis positiv zu werten, im Ausland kann Flexibilität dagegen ein Zeichen für Unentschlossenheit sein. Vielmehr geht es also darum, den Originaltext des Arbeitszeugnisses inhaltlich wiederzugeben und dabei die Gepflogenheiten und Sitten des Ziellandes einfließen zu lassen.

Wenn Ihr Arbeitgeber also gewillt ist, Ihnen ein Arbeitszeugnis auf Englisch auszustellen, sollten Sie sicher sein, dass sich der Arbeitgeber wirklich damit auskennt. Gleiches gilt, wenn Sie Ihr Zeugnis selbst ins Englische übersetzen möchten. Wenn Sie sich nicht 100%ig damit auskennen, wenden Sie sich lieber an einen professionellen Übersetzer, der Ihnen eine fremdsprachige Version von Ihrem Arbeitszeugnis anfertigt. Die Kosten für die Übersetzung müssen Sie allerdings selbst tragen.

Kostenerstattung für Auszubildende
Auszubildende können verlangen, dass ihr Ausbildungszeugnis in die Sprachen Englisch oder Französisch übersetzt wird. Für die Übersetzung und die Kostenerstattung muss sich der Auszubildende an die zuständige Kammer wenden. Dem Auszubildenden entstehen für die Übersetzung keine Kosten. Dieser Anspruch ist gesetzlich im §37 Absatz 3 Berufsbildungsgesetz (BBiG) geregelt.

Welche Rolle spielen Arbeitszeugnisse eigentlich im Ausland?

Unsere Arbeitszeugnisse spielen im Ausland keine sehr große Rolle – genau genommen gibt es kein englisches qualifiziertes Arbeitszeugnis, das mit dem deutschen Pendant vergleichbar wäre. In vielen Ländern sind Arbeitszeugnisse sogar gänzlich unbekannt. Für Bewerber ist der schulische Background wichtig. Ein universitärer Abschluss von Harvard oder Yale öffnet viele Türen. Da jedoch die wenigsten Bewerber über diese Voraussetzung verfügen, sind andere Unterlagen erforderlich.

Diese Unterlagen sind für die Bewerbung im Ausland wichtig!

Im englischen Ausland, wie zum Beispiel den USA, sind zwei Typen von Zeugnissen besonders wichtig – der „Letter of Recommendation“ und der „Letter of Reference“. Dabei handelt es sich um Empfehlungsschreiben, die eine mündliche Kommunikation zwischen dem Aussteller und dem neuen Arbeitgeber anstreben.

Im Idealfall bewerben Sie sich also nicht mit einem übersetzten Arbeitszeugnis, sondern mit einem Empfehlungsschreiben. Beide Unterlagen können jederzeit nachträglich ausgestellt werden. Die Empfehlung muss auch nicht zwingend von Ihren Vorgesetzten oder der Personalabteilung geschrieben werden. Auch ehemalige Kollegen oder Kunden können Sie weiterempfehlen – jeder der Ihre Arbeitsleistung einschätzen kann. Natürlich wiegen diese Empfehlungen weniger, als die Empfehlung von einem Vorgesetzten. Der Wert eines Empfehlungsschreibens hängt vom Ruf des Ausstellers ab.

Unterschiede zwischen „Letter of Recommendation“ und „Letter of Reference“

Letter of Recommendation

Der Letter of Recommendation wird für einen bestimmten Zweck erstellt. Das kann die Bewerbung auf eine bestimmte Stelle, eine Position innerhalb des Unternehmens oder auch eine schulische Einrichtung sein. In der Empfehlung werden Fähigkeiten und Erfolge genannt, die den Kandidaten für die Stelle qualifizieren. Der Aussteller muss den Kandidaten dafür also ausreichend kennen. Der Recommendation Letter wird zudem an ein bestimmtes Unternehmen adressiert – diese Personalisierung macht das Empfehlungsschreiben umso relevanter für den Empfänger.

Letter of Reference

Der Letter of Reference ist allgemeiner gehalten. Er ist nicht an einen konkreten Empfänger gerichtet und beginnt im Regelfall mit “To Whom it May Concern”. Inhaltlich finden sich meist eine Übersicht zu den Fähigkeiten des Kandidaten, seinem Fachwissen und Charaktereigenschaften. Zudem wird definiert, in welcher Verbindung der Aussteller zum Kandidaten steht.

Was wird vom Unternehmen nun eigentlich verlangt?

Unabhängig von den genannten Unterschieden wird in vielen Firmen und Einrichtungen Letter of Reference und Letter of Recommendation als austauschbare Begriffe verwendet. Es lohnt sich also, im Vorfeld herauszufinden, was der Empfänger unter den angeforderten Unterlagen genau versteht!

Habe ich ein Anrecht auf ein Empfehlungsschreiben?

Leider besteht kein gesetzlicher Anspruch auf ein Empfehlungs- oder Referenzschreiben. Sie müssen aktiv auf den Arbeitgeber zugehen und ihn um die Ausstellung bitten. Im Regelfall fordern Sie das Schreiben von Ihrem Vorgesetzten an. Geben Sie ihm in jedem Fall die Stellenbeschreibung mit, sodass er den Inhalt des Empfehlungsschreibens darauf ausrichten kann. Im Falle des allgemeiner gehaltenen Referenzschreibens können Sie dem Arbeitgeber mitteilen, für welche Tätigkeitsbereiche oder Jobtypen Sie sich bewerben möchten.

Letter of Recommendation: Aufbau und Inhalt

Generell besteht nicht, wie etwa in Deutschland, ein Recht auf inhaltliche Vollständigkeit. Erwarten Sie daher keine umfassende Beurteilung Ihrer Qualifikationen und Fähigkeiten. Der Umfang eines Empfehlungsschreibens erstreckt sich für gewöhnlich über eine DIN A4-Seite. Es gibt keine verbindlichen Vorgaben dazu, was genau enthalten sein muss.

Allerdings sollten einige formale Kriterien eingehalten werden. So erhält ein englisches Arbeitszeugnis seinen Dokumentcharakter dadurch, dass der Aussteller es handschriftlich unterschreibt. Zudem ist es üblich, für das Schreiben das Geschäftspapier des Ausstellers mit dem Unternehmenslogo zu verwenden.

Beispiel für einen Letter of Recommendation

Mr. John Doe

Canerra Corporation

123 Main St

Anytown, USA

November 11, 2017

Mrs. Smith

Sacras Publications

73 Pacific St.

Forest Hills, NY 11375

Dear Mrs. Smith,

hIt is my pleasure to recommend Edward Harris for the position of Software Developer in your department. Edward and I worked together at Canerra Corporation, where I was his direct supervisor from 2016 to 2017.

I thoroughly enjoyed my time working with Edward. In his career, Philip has developed everything, from rich client applications to complex services for our cloud infrastructure. Beyond that, he is an impressive problem solver with excellent technical skills. He is intelligent, dedicated and has never missed a deadline.

Furthermore he regularly used to make calls to all of his customers to make sure that our software was functioning properly. So he has increased our total customer satisfaction by over 8% in just one quarter. I know that Edward was a huge piece of our success.

Edward is a true team player. He pitched innovative ideas at our meetings, but also listened to what others had to say. It has always been an absolute joy to work with him.

In short, I give Edward my highest recommendation. We would be pleased to reemploy Edward. He was one of my finest colleagues, who would be a tremendous asset for your company. Please feel free to contact me with any other questions.

Yours sincerely,

Mr. John Doe

Project Manager

john.doe@cinces.com

(263) 809-1243

1. Adressblöcke und Datum

Der Recommendation Letter beginnt mit den Adressdaten des Ausstellers und des Empfängers. Im Falle des Reference Letters wird auf die Empfängeradresse verzichtet. Es kann auch eine Überschrift nach dem Muster „Letter for Max Mustermann“ eingebunden werden.

2. Anrede

Im Empfehlungsschreiben ist die persönliche Ansprache des Empfängers wichtig, zum Beispiel mit „Dear Mrs. Smith“. Im Referenzschreiben findet man dagegen nur die allgemeine Anrede “To Whom It May Concern” – wenn überhaupt!

3. Einleitung

Aus der Einleitung geht hervor, dass der Aussteller den Bewerber empfiehlt. Zudem erfährt der Empfänger, in welcher Beziehung Aussteller und Kandidat zueinander stehen und warum der Aussteller eine wichtige Referenz ist. Oft werden bereits in der Einleitung Angaben zur Dauer des Arbeitsverhältnisses, eine frühere Position und die Aufgabenbeschreibung aufgeführt. Erwarten Sie jedoch keine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung, wie im deutschen Arbeitszeugnis.

Es sollte zudem eine starke Eröffnung gewählt werden, bspw. mit “It’s my pleasure …” oder “It’s my honor …” Dazu finden sich in der Einleitung die wichtigsten Kernkompetenzen, die den Kandidaten für die Stelle auszeichnen.

4. Hauptteil

Der Hauptteil ist in mehrere Absätze gegliedert. Hier erläutert der Aussteller, warum der Kandidaten für die Stelle qualifiziert ist. Daher ist es sehr wichtig, dass dem Aussteller die Stellenanforderungen bekannt sind. Auch der Lebenslauf ist wichtig.

Aus dem qualifizierten Arbeitszeugnis sind die Geheimcodes bekannt. Diese „Geheimsprache“ zwischen Arbeitgeber gibt es im englischen Arbeitszeugnis nicht. Natürlich könnten Sie „Er arbeitete stets zu unsere vollsten Zufriedenheit“ mit „He has always worked to our fullest satisfaction“ übersetzen, es gibt für englischsprachige Zeugnisse aber andere Formulierungen.

Zudem wird gern mit Superlativen gearbeitet. Dazu gehören für Charaktereigenschaften, wie smart, enthusiastic und dedicated sowie für die Arbeitsleistung excellent, superior und exceptional.

5. Abschluss

Der Abschluss sollte die Wertschätzung noch einmal betonen. Das macht der Aussteller dadurch deutlich, dass er ihn gern weiterbeschäftigen würde. Diese Formulierung ist mit dem Bedauern über das Ausscheiden des Mitarbeiters im deutschen, qualifizierten Arbeitszeugnis vergleichbar.

Zudem ist es positiv zu werten, wenn der Aussteller den Empfänger dazu auffordert, ihn für eine persönliche Einschätzung zu kontaktieren.

6. Unterschrift und Informationen zum Aussteller

Das Empfehlungsschreiben endet mit einer Grußformel sowie der handgeschriebenen Unterschrift des Ausstellers unter der Angabe der beruflichen Position.

Sie möchten selbst ein englisches Arbeitszeugnis schreiben?

Wenn Sie Ihrem Vorgesetzten einen Entwurf für das Empfehlungsschreiben vorlegen möchten, beachten Sie bitte diese Hinweise:

  • Richten Sie den Inhalt auf die Anforderungen aus der Stellenanzeige aus. Lassen Sie die benötigten Qualifikationen und charakterlichen Eigenschaften in den Reference Letter einfließen.
  • Belegen Sie die aufgeführten Skills anhand konkreter Beispiele und Projekte.
  • Nach Möglichkeit sollten Erfolge quantifizierbar sein, bspw. durch Umsatzerlöse oder Anzahl neuer Kunden.
  • Heben Sie die positive Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten hervor.
  • Binden Sie die Kontaktinformationen, wie Telefonnummer und E-Mailadresse, des Vorgesetzten in den Abschluss ein. Natürlich sollten Sie das vorher abstimmen. Es kommt nicht selten vor, dass der Aussteller des Recommendation Letters wirklich kontaktiert und befragt wird.
  • Wie wird das Empfehlungsschreiben eigentlich später verschickt? Davon abhängig ist das verwendete Dokumentenformat, wie zum Beispiel elektronisch als PDF und als Brief für den postalischen Versand.

Zudem empfehlen wir Ihnen, sich an Beispielen zu orientieren. Unter thebalance.com: Letter of Recommendation Examples and Writing Tips finden Sie zahlreiche Vorlagen, sowohl zum Letter of Recommendation als auch zum Letter of Reference.

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